회의록도 요약도 이젠 자동으로! ChatGPT + Notion으로 업무 자동화 루틴 만들기

요즘은 정말 인공지능이 핫하죠.

여기저기 안 쓰이는 곳이 없는거 같아요. 저도 여러 방식으로 사용하고 있는데,

그 중 기존 툴과 연결해서 이용하면 어떨까 하는 생각에 처음엔 그냥 시도해봤어요.
ChatGPT랑 Notion을 연결하면 뭔가 달라질까?
그런데... 써보니까 '업무의 신세계'가 열리더라고요.

매번 회의 끝나고 요약 정리하느라 시간 쏟고,
일정 정리는 깜빡하고,
업무 리스트는 자꾸 놓치고…

이제 그런 스트레스에서 해방됐습니다.

오늘은 제가 실제로 사용하고 있는

ChatGPT + Notion으로 업무 자동화하는 루틴을 예시와 함께 아주 자세히 풀어드릴게요.

👇👇👇

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🧠 ChatGPT란 무엇인가요?

ChatGPT는 OpenAI가 개발한 생성형 인공지능 언어모델이에요.
대화처럼 질문하고 답할 수 있고, 요약, 문서 작성, 코드 생성, 번역 등 다양한 텍스트 작업을 할 수 있죠.

 

✅ 문맥을 이해하는 능력: 단순한 문장 반복이 아니라, 앞뒤 내용을 고려해 논리적으로 연결된 답변 제공

✅ 다양한 업무 활용: 마케팅 문서, 보고서 작성, 요약, 일정 추천 등 업무에 최적화 가능
✅ 지속적인 발전: 최신 모델(GPT-4, GPT-4o 등)은 검색+추론+다중 입력도 처리 가능

 

👉 특히 텍스트 정리가 많은 직장인들에게는 진짜 효자템이에요!

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📋 Notion이 뭔가요?

Notion은 "모든 걸 담을 수 있는 협업 노트"로 불릴 만큼 유연한 툴입니다.

 

✅ 문서 + 데이터베이스 + 캘린더 + 보드를 통합한 올인원 툴
✅ 팀 협업, 개인 플래너, 위키, 회의록 정리까지 모두 커버
✅ 템플릿 활용과 API 연동도 가능해서 자동화에 유리

 

👉 정리만 잘하면 프로젝트 진행 상황, 일정, 업무 기록을 한눈에 확인할 수 있어요!

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💡 ChatGPT + Notion의 찰떡궁합

이 두 툴을 연결하면?

텍스트 기반 업무의 대부분을 자동화할 수 있는 파이프라인이 만들어져요.

📌 핵심 장점:

1. 반복 업무를 줄여줌 → 시간 절약
2. 정리 품질 향상 → 놓치는 정보 최소화
3. 공유 & 협업 효율 UP → 투명한 업무 관리
4. 검색성 강화 → 과거 기록도 쉽게 찾아봄

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✅ 자동화 루틴 예시 3가지

이제 진짜 중요한 부분! 제가 자주 쓰는 세 가지 자동화 루틴을 소개할게요.

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① 회의록 자동 정리 루틴 (진짜 신세계임)

“오늘 회의 누가 정리해요?”

이 말 나오면 갑자기 조용해지잖아요… 다들 노트북만 뚫어져라 보거나 괜히 물 마시는 척;;
저도 예전엔 그렇게 눈치 보다가 결국 제가 맡고 말곤 했어요.
근데 문제는요, 그렇게 정리해도 중요한 포인트가 빠지거나, 중복되거나,
또 회의 때 했던 얘기 또 하고… 반복의 연속이더라고요ㅠ

그래서 제가 진짜 방법을 찾았습니다!

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🔧 해결을 위한 루틴은 이렇게 돌아가요

1. 회의를 녹음해요. Zoom이면 자동 녹음 기능도 있고, 오프라인이면 스마트폰으로도 충분해요.
2. 그 녹음 파일을 최신 갤럭시 기본 음성앱이나 Otter나 Notta 같은 프로그램에 넣어요. 요즘은 Whisper라는 무료 툴도 잘 돼요!
3. 전사된 텍스트를 ChatGPT에 붙여넣고 이렇게 말하죠:
4. “이 회의 내용 요약해줘. 안건, 논의된 의견, 결정사항 중심으로 깔끔하게 정리 부탁해 :)”
5. ChatGPT가 슥슥 요약해주면? 그걸 자동으로 Notion 회의록 페이지에 저장되게 연결해두는 거예요.
   (이건 Zapier나 Make 같은 자동화 툴로 연결하면 돼요. 생각보다 간단해요!)

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✨ 이렇게 달라졌어요!

• 회의 끝나면 10분도 안 돼서 요약본이 정리돼요.
• Notion에서 자동으로 회의별로 저장되니까, 나중에 검색도 엄청 쉬워요.
• 무엇보다, 중요한 결정사항이 빠지는 일이 거의 없어요.
  예전엔 “이거 결정됐던 거였어?” 이런 말 자주 들었거든요;;

게다가 팀원들이 이 회의록을 보면서
“와 이거 누가 정리한 거야? 대박인데?” 할 때
(속으로는 ‘AI가 했다’며 뿌듯해합니다 헤헤)

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진짜... 이 루틴 하나만으로도 일주일 업무량이 확 줄었어요.
저처럼 회의록 작성에 지쳤던 분들께 강추합니다!

 

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② 업무 일정 자동 생성 & 리마인더 (출근하자마자 비서가 딱!)

아침에 출근하면 늘 고민했어요.
“오늘 뭐부터 해야 하지?”
회의도 많고, 요청도 많고, 어제 하던 일도 미뤄졌고... 머리가 복잡한 상태로 하루를 시작하면 집중도 안 되고 일도 꼬이더라고요ㅠ

그래서 만든 게 이 루틴!
이젠 아침마다 ChatGPT가 오늘의 ‘해야 할 일 목록’을 뚝딱 만들어줘요. 마치 나만의 비서처럼요.

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🔧 루틴 흐름은 이렇게

1. 매일 아침, ChatGPT에게 이렇게 요청해요:
2. “어제 회의 내용이랑 프로젝트 상황 보고 오늘 일정 정리해줘!”
3. 그러면 ChatGPT가 정말 똑똑하게,
   ‘오늘 해야 할 일 리스트’를 만들어줘요.
   “○○ 검토”, “△△ 미팅 참석”, “자료 제출”… 딱딱!
4. 그걸 자동으로 Notion 캘린더에 등록!
   (캘린더 뷰 진짜 예뻐요. 보는 맛도 있음)
5. 여기에 Google Calendar까지 연동해두면?
   → 알림까지 딱딱 와요. 놓칠 일이 없죠.

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✨ 그리고 이런 변화가 생겼어요

• 매일 아침 9시, 딱 정리된 일정표로 하루를 시작할 수 있어요.
• 어제 뭘 했는지 기억 안 나도 걱정 X. 다 요약돼 있어요.
• 루틴 덕분에 업무가 덜 헤매고, 체계가 생겼어요.

솔직히 처음엔 귀찮을 줄 알았는데,
지금은 ChatGPT가 내 업무 매니저 느낌이에요.
일정을 내 손으로 쓰는 대신 생각만 하면 알아서 해주는 느낌, 이건 진짜 써봐야 알아요ㅋㅋ

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③ 프로젝트 정리 & 주간 리포트 자동화 (보고서 지옥 탈출법)

“이번 주 뭐 했지?”
“그거 진행 어디까지 됐죠?”
“보고서 아직인가요?”

이 질문들 한 번쯤 들어보셨죠?
저도 예전엔 매주 금요일마다 보고서 쓰느라 진 뺐어요…
말만 주간 리포트지, 거의 야근 유발 리포트였거든요ㅠ

근데 지금은?
3줄짜리 명령어만 입력하면 ChatGPT가 다 해줘요.

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🔧 자동화 루틴은 이렇게 구성했어요

1. 평소에 프로젝트 보드는 Notion으로 관리하고 있어요.
   할 일, 상태, 코멘트만 틈틈이 기록하면 OK
2. 금요일 오후쯤 ChatGPT에 이렇게 말해요:
3. “이번 주 프로젝트 진행 상황 요약해서 주간 보고서로 정리해줘!”
4. 그러면 지난 5일간의 흐름을 알아서 파악해서,
   진행 상태, 이슈, 다음 계획까지 쫙 정리해줍니다.
5. 그걸 그대로 팀 공유 문서에 저장하거나, 메일로 쏘거나, Slack으로 보내기만 하면 끝!

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✨ 결과는? 진짜 기가 막힙니다

• 보고서 작성 시간 10분도 안 걸림
• 팀원들이 한눈에 프로젝트 상태를 파악할 수 있음
• 말 안 해도 모두가 같은 페이지에 있음

그리고 무엇보다,
보고서 쓰기 싫어서 미루던 저를 구원해줬어요ㅋㅋ
이제는 금요일 퇴근이 훨씬 가볍습니다.

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이렇게 두 가지만 바꿔도
‘일의 흐름이 달라지는구나’ 실감하실 거예요 :)
한 번 적용해보세요. 진심 추천드립니다!

 

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🛠️ 실전 자동화 구성법 (툴 조합 & 세팅 완전 가이드)

“좋긴 한데… 그럼 대체 뭘 써야 되는 거지?”
“어디서부터 어떻게 시작해야 하나요?”

이 질문 정말 많이 받았어요.
저도 처음엔 이런 자동화 루틴이 어렵게 느껴졌는데, 막상 써보니 딱 4가지 툴 조합만 알면 끝이더라고요.

하나씩 차근히 설명드릴게요👇

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① 💬 ChatGPT (똑똑한 텍스트 요약 비서)

• 역할: 텍스트 요약, 일정 생성, 보고서 작성 등 ‘두뇌 역할’을 맡아요.
• 필요 이유: 사람처럼 문맥을 이해하고 요점을 정리해주니까, 회의록/보고서 품질이 올라감!
• 사용 방식:
  • GPT Pro 플랜으로 웹에서 사용하거나
  • Zapier/Make에서 OpenAI API 키로 연결 가능
• 주의할 점:
  • 입력 텍스트 길이에 따라 요약 품질이 달라질 수 있어요.
  • 너무 긴 전사 텍스트는 나눠서 보내는 게 좋아요.

👉 참고로, GPT-4o 모델은 속도 빠르고 가격도 낮아서 API 자동화용으로 강추입니다!

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② 📋 Notion (기록의 중심 허브)

• 역할: 회의록, 일정표, 프로젝트 보드, 주간 보고서 등 모든 결과물을 저장할 ‘중심 플랫폼’
• 필요 이유: 정리된 자료를 한눈에 볼 수 있고, DB처럼 필터·검색도 가능함
• 활용 방식:
  • 회의록은 데이터베이스 뷰 + 템플릿 조합으로 구성
  • 일정은 캘린더 뷰 활용 (Google Calendar 연동도 가능)
• 팀 협업 꿀팁:
  • Notion에 Slack 알림 자동 전송도 설정 가능
  • 주간 리포트 템플릿 만들어두면 매주 복붙 걱정 없음

👉 개인이든 팀이든 ‘업무 한눈 정리’에 이만한 툴이 없어요.

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③ 🔄 Zapier / Make (자동화 브릿지 툴)

• 역할: ChatGPT와 Notion을 연결해주는 ‘자동화 중개인’
• 필요 이유: 사람이 일일이 복사/붙여넣기 하지 않아도, 모든 작업이 자동으로 연결되게 해줌
• 선택 가이드:
  • Zapier: 사용법이 쉬움, 템플릿 많음 (초보자 추천)
  • Make (구 Integromat): 더 세부적인 조정 가능 (조건 분기, 반복 처리 등)
• 예시 플로우:
• 복사편집
  회의 전사 → ChatGPT 요약 → Notion에 자동 입력 일정 요청 → GPT 생성 → 캘린더에 자동 등록

👉 둘 다 무료 요금제로도 웬만한 자동화는 가능해요!

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④ 🎧 전사 도구 (음성 → 텍스트 변환기)

• 역할: 회의/인터뷰/수업 녹음을 텍스트로 변환해주는 전사 도구
• 추천 툴:
  • Otter.ai: 정확도 높고 인터페이스 깔끔
  • Notta: 한국어도 괜찮게 인식함
  • Whisper: 오픈소스 기반, 무료 + 다국어 지원 (단, 설정 약간 번거로움)
• 활용 꿀팁:
  • Zoom 연동하면 회의 자동 전사도 가능
  • 전사된 텍스트를 바로 ChatGPT에 붙여 넣으면 요약 루틴 시작!

👉 ‘전사 + 요약’ 조합은 자동화 루틴의 핵심 중 핵심이에요.

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🧩 한 번 정리해볼게요!

카테고리툴 이름역할

텍스트 처리	ChatGPT	요약, 일정 생성, 보고서 작성
자료 저장	Notion	회의록, 캘린더, 프로젝트 관리
자동화 연결	Zapier / Make	툴 간 연동 & 자동 실행
음성 텍스트화	Otter / Notta / Whisper	회의 음성 → 텍스트 전환

 

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이 네 가지 조합만 익히면
진짜 회사에서 누가 대신 일해주는 느낌을 받게 될 거예요.

“귀찮은 일은 툴에게, 나는 중요한 일에만 집중한다.”
이게 요즘 제 슬로건이에요ㅋㅋ

 

사용 툴 조합:

• ChatGPT (Pro 또는 API Key 사용)
• Notion (개인/팀 버전 모두 가능)
• Zapier or Make (자동화 툴)
• 전사 도구: Otter.ai, Notta, Whisper 등

자동화 흐름 예시:

회의 녹음
  ↓
음성 텍스트 전환 (Otter 등)
  ↓
요약 요청 → ChatGPT
  ↓
결과 저장 → Notion 자동 업데이트
  ↓
프로젝트/일정 캘린더 연동

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🧩 더 유용한 활용 사례들 (이건 진짜 실무에 바로 써먹어요!)

이건 실제로 제가 주변 사람들에게 추천해서
“와, 이건 진짜 꿀팁이다!” 소리 들었던 활용 예들이에요.
업무 자동화가 단순히 회의록 정리에만 그치지 않는다는 거,
이 예시들을 보면 감이 딱 오실 거예요!

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💬 1. 고객 상담 기록 요약 → Notion 고객 DB로 자동 저장

상담한 내용, 매번 수기로 정리하셨나요?
저도 예전엔 통화 끝나면 수첩에 적고, 나중에 CRM에 따로 옮기고…
근데 그러다 보면 중요한 키워드 빠지고,
복기하다 놓치는 포인트도 생기더라고요ㅠ

이젠 이렇게 합니다:

• 고객과 상담 내용을 녹음 또는 채팅 로그 저장
• 그걸 ChatGPT에 넣고 요약 요청
  → "고객의 요청 사항, 문제점, 다음 액션 정리해줘"
• 결과를 Notion 고객관리 템플릿에 자동 등록!

📌 이렇게 하면요:

• 고객별 히스토리가 한눈에 보이고,
• “어디까지 얘기했더라?” 기억 안 나는 일도 없음!
• 팀 내에서 고객 이해도 + 공감도 + 대응 속도가 모두 업그레이드됩니다.

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📅 2. 세일즈 미팅 요약 → 이슈 정리 + 액션 플랜 자동 정리

영업 미팅 많으신 분들 공감하실 거예요.
들었던 말, 약속한 내용, 담당자 메일까지…
한두 개는 기억나는데, 그 이상은 휘발됩니다.

해결법은 이거예요:

• 미팅 중 음성 녹음 or 노트 기록
• ChatGPT에 요약 요청:
  → "고객의 반응 / 협의된 조건 / 다음 행동 정리해줘"
• Notion에 자동 저장되면서, 태그: 고객명 / 미팅날짜 / 단계까지 정리!

📌 진짜 좋은 점?

• 팀원 교체되어도 이전 미팅 히스토리 공유가 가능해요.
• 자료 찾아보느라 시간 낭비 안 하고, 바로 후속 액션으로 연결됩니다!

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✍️ 3. 이력서 / 커버레터 생성 → 템플릿 + GPT 조합으로 자동 작성

“경력 정리하려니까 막막해서 손도 못 대겠다…”
주변에 이런 분들 진짜 많죠. 저도 그렇고요.

그래서 이렇게 바꿨습니다:

• Notion에 내가 썼던 프로젝트나 경력들을 리스트업해두고
• ChatGPT에 요청:
• "이 항목들을 기반으로, 기획자 직무 이력서 만들어줘"
  "기업명: ○○, 포지션: △△용 커버레터도 함께 작성해줘"

그러면 목적에 맞게 커스터마이즈된 문서가 바로 뚝딱 나옵니다.

📌 이게 왜 좋냐면요:

• 글솜씨 없어도 내용 구성이 좋아요.
• 나중에 포맷만 조금 바꾸면 다양한 지원서로 재활용 가능!

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🧾 4. 블로그/콘텐츠 아이디어 정리 → 메모만 해도 초안이 뚝딱

이건 진짜 제가 제일 자주 쓰는 기능이에요.

• 갑자기 생각난 글 아이디어를 Notion에 메모만 해두면
• ChatGPT가 그걸 기반으로 글 구성 / 소제목 / 본문 초안까지 만들어줘요!

예를 들면 이런 식이에요:

“ChatGPT + Notion으로 회의록 정리하는 팁”
→ 이걸로 블로그 글 써줘, 도입부는 공감형으로, 본문은 루틴 소개 중심으로!

📌 이건 진짜 작가, 마케터, 기획자 모두에게 강추!

• “뭐부터 써야 할지 막막하다”는 상황이 없어져요.
• 글쓰기 문턱을 엄청 낮춰줍니다.

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📚 5. 스터디 모임 정리 → 키포인트 요약 자동화

공부 모임이나 책 모임에서 나눈 이야기들,
다들 “좋은 얘기였다” 하고 잊혀지지 않나요?

이젠 이렇게 합니다:

• 모임 내용을 녹음하거나 간단히 기록
• ChatGPT에 요청:
  → "오늘 이야기 중 핵심 키워드 5개 / 주요 인사이트 정리해줘"
• 정리본을 Notion에 모아두면,
  스터디 아카이브처럼 축적돼요!

📌 왜 좋은가?

• 나중에 복습하기 너무 좋고,
• 참석 못한 사람들도 요약본 하나로 흐름 파악 가능!

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📌 한 번 정리해볼게요! 이런 점이 정말 좋아요

🔹 반복되는 수작업이 줄어듭니다
→ 회의록, 보고서, 요약 같은 시간 잡아먹는 일에서 해방!

🔹 실수 없이 업무 내용이 축적됩니다
→ 사람은 까먹고 넘기지만, 자동화는 놓치지 않아요.

🔹 협업 효율이 눈에 띄게 올라갑니다
→ 공유, 검색, 전달이 빨라져서 의사소통이 선순환!

🔹 보고용 문서나 기록이 빠르게 뽑힙니다
→ 팀장님이나 클라이언트에게 자료 요청받아도 당황 안 함ㅎㅎ

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💬 마무리하며…

사실 처음엔 반신반의했어요.
“에이, 자동화가 그렇게까지 효율 좋을까?” 했죠.
그런데 몇 주만 써보니까 진짜 달라졌어요.

단순히 시간을 아끼는 걸 넘어서
“일을 대하는 자세가 달라진다”는 느낌이랄까요?

루틴화만 잘 해두면
ChatGPT는 단순한 AI가 아니라, 업무의 동료가 됩니다.

물론 100% 완벽하진 않지만,
사람보다 더 꼼꼼하게 챙겨주는 순간도 많아요.

혹시 위 루틴 중 궁금하신 거 있으시거나,
“우리 회사에도 적용하고 싶은데 어디서부터 시작하지?” 싶으시면
언제든 댓글 주세요!

같이 한 단계씩 맞춰가볼게요 :)
업무도, 콘텐츠도, 루틴부터 새롭게!

 

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